Politique de Confidentialité

Préambule

Mailenz Agency accorde une importance fondamentale à la protection des données personnelles de ses utilisateurs, clients et partenaires. La présente Politique de Confidentialité a pour objet de vous informer de manière transparente sur la façon dont nous collectons, utilisons, stockons et protégeons vos données personnelles.

Cette politique est établie conformément à la Loi fédérale suisse sur la protection des données (LPD) du 25 septembre 2020, entrée en vigueur le 1er septembre 2023, à l'Ordonnance sur la protection des données (OPDo), ainsi qu'au Règlement général européen sur la protection des données (RGPD) n° 2016/679, applicable dans la mesure où nos services s'adressent à des personnes situées dans l'Union européenne.

Article 1 – Responsable du traitement

Le responsable du traitement des données personnelles est :

Mailenz Agency Maillard Enzo Rue En Solé 20 2830 Courrendlin Suisse Courriel : info@mailenz.ch

En cette qualité, Mailenz Agency détermine les finalités et les moyens du traitement de vos données personnelles.

Article 2 – Données personnelles collectées

2.1 Données que vous nous fournissez directement

Via les formulaires de contact et de demande de devis : nom et prénom, adresse électronique (courriel), numéro de téléphone, nom de l'entreprise (le cas échéant), contenu de votre message ou demande.

Dans le cadre d'une relation commerciale : données d'identification (nom, prénom, fonction), coordonnées de contact (adresse postale, courriel, téléphone), données de facturation (adresse de facturation, coordonnées bancaires), numéro IDE ou TVA (le cas échéant), historique des commandes et échanges.

2.2 Données collectées automatiquement

Données techniques : adresse IP (anonymisée dans la mesure du possible), type et version du navigateur, système d'exploitation, résolution d'écran, langue du navigateur.

Données de navigation : pages visitées et parcours de navigation, date et heure de visite, durée de la session, source de trafic (origine de votre visite), actions effectuées sur le site (clics, scrolls, interactions).

Données de cookies : identifiants de session, préférences de navigation, données analytiques et marketing (sous réserve de votre consentement).

2.3 Données sensibles

Nous ne collectons pas intentionnellement de données sensibles au sens de la LPD (données sur les opinions politiques, religieuses, syndicales, la santé, l'orientation sexuelle, les données génétiques ou biométriques). Si de telles données nous étaient communiquées incidemment, elles seraient traitées avec le plus haut niveau de protection.

Article 3 – Finalités du traitement

Vos données personnelles sont collectées et traitées pour les finalités suivantes :

3.1 Gestion de la relation commerciale

Traitement de vos demandes de contact et de devis, établissement et suivi des contrats, facturation et gestion des paiements, communication relative à nos prestations, support client et assistance technique.

3.2 Exécution des prestations

Création et gestion de vos projets web, mise en place et gestion de vos campagnes publicitaires, accès et gestion de vos comptes sur les plateformes tierces (Google Ads, Meta, etc.), reporting et analyse des performances.

3.3 Amélioration de nos services

Analyse de la fréquentation et du comportement sur notre site, optimisation de l'expérience utilisateur, détection et correction des dysfonctionnements techniques, études statistiques anonymisées.

3.4 Communication et marketing

Envoi de newsletters et informations commerciales (avec votre consentement), personnalisation de nos communications, gestion de nos campagnes marketing, affichage de publicités pertinentes (avec votre consentement).

3.5 Respect de nos obligations légales

Conservation des documents comptables, réponse aux réquisitions des autorités compétentes, gestion des litiges éventuels.

Article 4 – Bases légales du traitement

Conformément à la LPD suisse et au RGPD, tout traitement de données personnelles repose sur une base légale.

La gestion de la relation commerciale et l'exécution des prestations reposent sur l'exécution du contrat (art. 6.1.b RGPD).

La facturation et la comptabilité reposent sur notre obligation légale (art. 6.1.c RGPD).

Les newsletters et la prospection commerciale reposent sur votre consentement (art. 6.1.a RGPD).

Les cookies analytiques et marketing reposent sur votre consentement.

L'amélioration des services et la sécurité du site reposent sur notre intérêt légitime (art. 6.1.f RGPD).

Article 5 – Destinataires des données

5.1 Accès interne

Seules les personnes habilitées au sein de Mailenz Agency ont accès à vos données personnelles, dans la stricte mesure nécessaire à l'accomplissement de leurs missions.

5.2 Sous-traitants et prestataires

Nous pouvons faire appel à des sous-traitants soigneusement sélectionnés pour le traitement de certaines données.

Hébergement et infrastructure : Framer B.V. (hébergement du site vitrine) aux Pays-Bas, Infomaniak Network SA (hébergement des projets clients) en Suisse.

Outils de gestion et communication : Google Workspace (messagerie, documents) aux États-Unis, services de facturation et comptabilité.

Outils analytiques et marketing : Google Analytics et Google Tag Manager aux États-Unis, plateformes publicitaires (Google Ads, Meta, LinkedIn, etc.) aux États-Unis.

Les prestataires américains sont certifiés selon le cadre transatlantique de protection des données (Data Privacy Framework) ou offrent des garanties appropriées.

5.3 Engagements des sous-traitants

Tous nos sous-traitants sont tenus par contrat de traiter vos données uniquement selon nos instructions, d'assurer la confidentialité et la sécurité des données, de ne pas transférer les données sans autorisation, et de nous assister dans le respect de vos droits.

5.4 Autres destinataires

Vos données peuvent également être communiquées aux autorités judiciaires ou administratives sur réquisition légale, à nos conseils juridiques et comptables tenus au secret professionnel, et en cas de fusion, acquisition ou cession d'actifs, aux repreneurs potentiels.

Nous ne vendons jamais vos données personnelles à des tiers.

Article 6 – Transferts de données hors Suisse

6.1 Principe

Nous privilégions le stockage et le traitement de vos données en Suisse ou dans l'Espace économique européen, juridictions offrant un niveau de protection des données adéquat.

6.2 Transferts vers les États-Unis

Certains de nos prestataires sont établis aux États-Unis. Ces transferts sont encadrés par le cadre de protection des données UE-États-Unis (Data Privacy Framework) pour les prestataires certifiés, des clauses contractuelles types approuvées par la Commission européenne, et des mesures techniques et organisationnelles complémentaires.

6.3 Garanties

Vous pouvez obtenir une copie des garanties appropriées en nous contactant à l'adresse indiquée à l'article 1.

Article 7 – Durée de conservation

Nous conservons vos données personnelles uniquement pendant la durée nécessaire aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées.

Données de prospects (formulaires) : 3 ans à compter du dernier contact.

Données clients (contrats, factures) : 10 ans à compter de la fin de la relation (obligation comptable suisse).

Données de navigation (logs) : 12 mois maximum.

Données de cookies analytiques : 13 mois maximum.

Données de newsletter : jusqu'au retrait du consentement.

Données liées à un litige : jusqu'à l'issue définitive du litige.

À l'expiration de ces délais, vos données sont supprimées ou anonymisées de manière irréversible.

Article 8 – Vos droits

Conformément à la LPD suisse et au RGPD européen, vous disposez des droits suivants concernant vos données personnelles :

Droit d'accès : vous pouvez obtenir la confirmation que vos données sont ou ne sont pas traitées, et le cas échéant, accéder à ces données ainsi qu'aux informations sur leur traitement.

Droit de rectification : vous pouvez demander la correction de données inexactes ou incomplètes vous concernant.

Droit à l'effacement (« droit à l'oubli ») : vous pouvez demander la suppression de vos données dans les cas prévus par la loi, notamment lorsque les données ne sont plus nécessaires aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées.

Droit à la limitation du traitement : vous pouvez demander la limitation du traitement de vos données dans certains cas (contestation de l'exactitude, traitement illicite, etc.).

Droit d'opposition : vous pouvez vous opposer à tout moment au traitement de vos données à des fins de prospection commerciale. Vous pouvez également vous opposer, pour des motifs légitimes, au traitement fondé sur l'intérêt légitime.

Droit à la portabilité : vous pouvez recevoir vos données dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, et les transmettre à un autre responsable de traitement.

Droit de retirer votre consentement : lorsque le traitement est fondé sur votre consentement, vous pouvez le retirer à tout moment, sans que cela n'affecte la licéité du traitement antérieur.

Directives post-mortem : vous pouvez définir des directives relatives au sort de vos données après votre décès.

Article 9 – Exercice de vos droits

9.1 Comment exercer vos droits

Pour exercer l'un quelconque de vos droits, vous pouvez nous contacter par courriel à info@mailenz.ch ou par courrier postal à Mailenz Agency, Rue En Solé 20, 2830 Courrendlin, Suisse.

9.2 Vérification d'identité

Afin de protéger vos données contre tout accès non autorisé, nous pouvons vous demander de justifier de votre identité avant de traiter votre demande.

9.3 Délai de réponse

Nous nous engageons à répondre à votre demande dans un délai maximum de trente (30) jours à compter de sa réception. Ce délai peut être prolongé de deux mois supplémentaires compte tenu de la complexité ou du nombre de demandes, auquel cas vous en serez informé.

9.4 Réclamation

Si vous estimez que le traitement de vos données constitue une violation de la législation applicable, vous avez le droit d'introduire une réclamation auprès de l'autorité de contrôle compétente.

En Suisse : Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT), Feldeggweg 1, 3003 Berne, www.edoeb.admin.ch

Dans l'Union européenne : Autorité de protection des données de votre pays de résidence.

Article 10 – Sécurité des données

10.1 Mesures techniques

Nous mettons en œuvre les mesures techniques appropriées pour assurer la sécurité de vos données : chiffrement des communications (protocole HTTPS/TLS), pare-feu et systèmes de détection d'intrusion, mises à jour régulières des systèmes et logiciels, sauvegardes régulières et sécurisées, authentification renforcée pour l'accès aux systèmes.

10.2 Mesures organisationnelles

Nous appliquons également des mesures organisationnelles : limitation des accès aux seules personnes habilitées, sensibilisation et formation du personnel, procédures de gestion des incidents de sécurité, audits réguliers de sécurité.

10.3 Notification des violations

En cas de violation de données susceptible d'engendrer un risque élevé pour vos droits et libertés, nous vous en informerons dans les meilleurs délais, conformément à nos obligations légales.

Article 11 – Données des mineurs

Notre site et nos services ne s'adressent pas aux mineurs de moins de 16 ans. Nous ne collectons pas intentionnellement de données personnelles concernant des mineurs. Si nous découvrions avoir collecté de telles données, elles seraient immédiatement supprimées.

Article 12 – Liens vers des sites tiers

Notre site peut contenir des liens vers des sites internet tiers. Nous n'exerçons aucun contrôle sur ces sites et déclinons toute responsabilité quant à leurs pratiques en matière de protection des données. Nous vous invitons à consulter les politiques de confidentialité de ces sites.

Article 13 – Modifications de la politique

Nous pouvons modifier la présente Politique de Confidentialité à tout moment afin de refléter les évolutions légales, réglementaires ou techniques, ou pour améliorer nos pratiques.

En cas de modification substantielle, nous vous en informerons par un avis visible sur notre site ou par courriel si vous êtes client.

La date de dernière mise à jour est indiquée en haut de ce document. Nous vous invitons à consulter régulièrement cette page.

Article 14 – Contact

Pour toute question relative à la présente Politique de Confidentialité ou à la protection de vos données personnelles, vous pouvez nous contacter :

Mailenz Agency Rue En Solé 20 2830 Courrendlin Suisse Courriel : info@mailenz.ch